Informativa Videoconferenze
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito GDPR) recanti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, la società CloudFire Srl , proprietario del sito internet https://www.cloudfire.it/ (di seguito, il “Sito”), in qualità di Titolare del trattamento La informa che i dati che La riguardano da Lei forniti, ovvero altrimenti acquisiti, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa richiamata.
I trattamenti di dati personali saranno effettuati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato.
Per trattamento di dati personali intendiamo qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modifica, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è la scrivente società CloudFire Srl (p. iva/cod. fisc. IT02764700353), con sede legale in Reggio Emilia (RE) alla Via Giambattista Vico 93, indirizzo di posta elettronica ordinaria info@cloudfire.it, indirizzo di posta elettronica certificata cloudfire@legalmail.it.
2. Responsabile protezione dati (DPO)
Cloudfire Srl ha nominato un responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO). Il DPO Nominato è l’Avv. Andrea Ruffilli, con studio in Maranello (MO), Via Garibaldi n. 2, contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica info@studiolegaleruffilli.com.
3. Finalità del trattamento
Nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, adeguatezza, pertinenza e necessità di cui all’art. 5, paragrafo 1 del GDPR, il Titolare del trattamento, provvederà al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato al momento dell’utilizzo della piattaforma per l’esecuzione di Videoconferenze con l’ausilio di mezzi elettronici e piattaforme per il perseguimento delle seguenti:
- Gestione e realizzazione Videoconferenze;
- Condivisione dei contributi e della documentazione da visionare, da controllare e/o oggetto della Video Conferenza, usufruendo degli strumenti forniti dalla piattaforma;
- Raccolta, conservazione e diffusione dei dati personali obbligatori (nome, cognome, indirizzo e-mail) degli Utenti nonché n. di telefono, password e credenziali di accesso alle piattaforme non solo da parte del Titolare del trattamento ma anche da parte della piattaforma che rilascia sua specifica informativa.
4. Base giuridica
La base giuridica prevista è legata ad una finalità di adempimento di un obbligo di legge nonché per l’adempimento di un obbligo contrattuale. Il Titolare del trattamento e l’interessato hanno un rapporto di tipo contrattuale, sulla base del contratto stipulato per cui le finalità di cui al paragrafo precedente, cioè lo svolgimento della Video Conferenza, trovano la loro base giuridica anche nell’adempimento di un obbligo contrattuale.
5. Categorie destinatari dei dati ed eventuale trasferimento dei dati
I dati trattati per le finalità di cui sopra verranno comunicati o saranno comunque accessibili al Titolare e agli addetti alla gestione della piattaforma, tra cui amministratore di sistema e/o incaricati del trattamento.
L’accesso ai dati raccolti per le finalità di cui sopra può essere consentito dal Titolare, per lo svolgimento di lavori di manutenzione hardware o software necessari al funzionamento della piattaforma o per la gestione di alcune funzionalità aggiuntive, anche a soggetti esterni che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati e che saranno debitamente nominati come Responsabili del trattamento a norma dell’art. 28 del GDPR, ed eventuali contitolari.
Al di fuori dei casi di comunicazione di cui sopra, i dati non saranno comunicati a terzi se non per ottemperare ad obblighi di legge o rispondere ad istanze legali e giudiziarie e non saranno diffusi.
I dati raccolti dal Titolare non saranno oggetto di trasferimento in Paesi non appartenenti all’UE.
I dati raccolti dalla piattaforma host con la quale verranno realizzate le Videoconferenze on-line possono essere memorizzati ed elaborati presso Paesi Extra UE (si invita a leggere informativa della piattaforma ospitante).
6. Periodo di conservazione dei dati
I dati raccolti saranno conservati dal Titolare per il periodo di espletamento dell’attività svolta e per non più di anni 10 dalla sua cessazione e saranno conservati dalle piattaforme per i tempi dichiarati dal loro gestore nella loro informativa.
7. Siti web e servizi di terze parti
La piattaforma potrebbe contenere collegamenti ad altri siti web che dispongono di una propria informativa privacy nella quale spiegano come trattano i dati in maniera autonoma. Il Titolare non risponde del trattamento dei dati effettuato da tali siti e/o effettuato dai gestori delle piattaforme.
8. Informazioni specifiche relative alle piattaforme utilizzate
L’utilizzo di dette piattaforme necessità dell’utilizzo di server dedicati con banda sufficiente a consentire più accessi simultanei.
I server sono messi a disposizione dalle società a cui il Titolare si è rivolto o da terze società che offrono il servizio di hosting. Regole generali adottate e comuni a tutte le piattaforme che offrono servizi di videoconferenza:
- Il Titolare del trattamento farà pervenire a tutti gli Utenti la presente informativa;
- Verranno utilizzati durante lo svolgimento della Video Conferenza degli strumenti: chat per invio di messaggi e domande, condivisione dello schermo da parte del titolare del trattamento che avrà a disposizione strumenti per la moderazione delle conversazioni, microfono per formulare domande e risposte a quesiti a disposizione dell’Utente.
9. Diritti dell'interessato
L’ interessato ha diritto di richiedere al Titolare del trattamento, ai sensi degli artt.15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR:
- l'accesso ai propri dati personali ed a tutte le informazioni di cui all’art.15 del GDPR;
- la rettifica dei propri dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione dei propri dati, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dalla Fondazione e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente per pro- cedere al trattamento;
- la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art.18 del GDPR.
L’ interessato ha altresì il diritto:
- di opporsi al trattamento dei propri dati personali, fermo quanto previsto con riguardo alla necessità ed obbligatorietà del trattamento ai fini dell’instaurazione del rapporto;
- di revocare il consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
10. Modalità di esercizio dei diritti
L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i suoi diritti conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del Regolamento UE 2016/679, inviando una:
- raccomandata a/r a: CloudFire Srl (p. iva/cod. fisc. IT02764700353), con sede legale in Reggio Emilia (RE) alla Via Giambattista Vico 93;
- PEC: cloudfire@legalmail.it;
- e-mail: info@cloudfire.it.
o scrivendo al Responsabile della Protezione dei dati Avv. Andrea Ruffilli, con studio in Maranello (MO), Via Garibaldi n. 2
- e-mail: info@studiolegaleruffilli.com.
11. Reclamo
L’interessato ha diritto anche di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali ai sensi dell’art.77 del GDPR (http://www.garanteprivacy.it).
12. Clausole di rinvio
Per tutto quanto non previsto nella presente informativa si rinvia alle norme di leggi vigenti in materia e in particolare al Regolamento 2016/679 nonché al d. lgs 196/03 così come modificato dal d. lgs 101/18 e s.m.i, nonché da ogni altro provvedimento ad esso inerente.
13. Obbligatorietà o meno del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per potersi iscrivere alla piattaforma e poter effettuare le Videoconferenze e partecipare alle attività con esse proposte.
L’eventuale rifiuto esplicito andrà eventualmente comunicato a: info@cloudfire.it e comporta l’impossibilità per l’interessato di usufruire del servizio.
